Ga direct naar de inhoud.

kaizen verbeterteam
Verbeterteam Kaizen doorloopt 10 stappen

Data en Prijzen:

  • Prijs: € 2750 per team!
  • Inschrijvingskosten: € 0
  • Documentatie: gratis
  • Toekomstige updates: gratis
  • Locatie: In company
  • Resultaat: Praktische verbeteringen
  • Samenwerking en team prestaties
  • Op maat training voor uw organisatie
  • Geen reistijd voor uw collega's
  • Aantal dagdelen: 5
  • Tijd: 4 uur
  • Frequentie: 2 weken
  • Huiswerk: ca. 2 uur per week
  • Certificaat

Case: Een succesvol Kaizen verbeterteam

Verbeterteams zijn succesvol als ze werken volgens een vaste methode en als in de organisatie aan een aantal randvoorwaarden is voldaan. Lees hier het voorbeeld van een hightech productieorganisatie, die werd geconfronteerd met afwijkende testen in een eindproduct. We beschrijven niet de inhoud van het probleem, maar de werkwijze en randvoorwaarden van het Kaizen verbeterteam dat het probleem met succes oploste.

Het eindproduct van de productielijn in dit voorbeeld bestaat uit een geassembleerd, pneumatisch schakelsysteem, dat specifiek voor een OEM op maat wordt gemaakt. Een onderdeel van dit systeem is een set capillaire buisjes, waar lucht met een nauwkeurige snelheid doorheen moet stromen. De testen aan het einde van de productielijn wezen plotseling uit dat de snelheid te laag was, maar de reden van dit probleem was niet bekend. Zelfs niet na uitgebreid brainstormen. De productiemanager zette een verbeterteam in om het probleem te achterhalen en op te lossen. Wat zijn de randvoorwaarden en spelregels?!

De condities voor een Kaizen verbeterteam:

  1. Teamdoelstellingen
  2. Verbeterplan
  3. Rolverdelingen
  4. Communicatie
  5. Teamgedrag
  6. Beslissingsprocedures
  7. Participatie
  8. Grondregels
  9. Groepsproces
  10. Wetenschappelijke benadering

1. Teamdoelstellingen

Om te beginnen moet ieder lid natuurlijk de doelstellingen van het team begrijpen. De missie moet helder zijn. Alle hiernavolgende regels zijn belangrijk, maar dit is wellicht de belangrijkste van de tien. Zonder doel en onderzoeksvraag komt een team nooit op zijn eindbestemming aan. De missie was in dit geval dat alle teamleden zich er van bewust zijn, dat het eindproduct in de huidige staat niet door de klant wordt geaccepteerd. Het doel is de flow door de capillairen weer terug te brengen naar de oorspronkelijke specificaties. Dit werd opgeschreven en aan iedere deelnemer werd individueel gevraagd of de missie en de doelstellingen duidelijk waren. Toen dat zo bleek te zijn, kon het team aan de slag.

2. Verbeterplan

Dan is een plan nodig. Een team heeft resources nodig om te kunnen functioneren, zoals informatie, kennis, assistentie, materiaal, toegang, bevoegdheden en bewegingsruimte. Deze resources zijn nodig om schema’s en planningen te maken en obstakels in het voorstadium te zien en te ondervangen. Een team moet continu alert zijn op haar eigen zwakke eigenschappen c.q. tekortkomingen en tegelijkertijd ook die van de organisatie zien. De voorzitter heeft hierin de cruciale rol. Die is niet met de inhoud bezig, maar met de voortgang en het wegnemen van obstakels. Dit team maakte zo’n plan met een verbetermethode, stappenplan, onderzoeksvraag en resources. Daarna volgde de gang naar de directie voor toestemming om te starten én de hele weg alle ruimte te krijgen. Die werd verleend.

3. Rolverdelingen

Een team werkt het best als de talenten van ieder teamlid optimaal worden benut en als ieder lid zowel zijn of haar eigen taken en verantwoordelijkheden kent, als wel die van de andere leden. Het gaat hierbij niet alleen om de harde feiten als kennis, interesse en specialisaties, maar ook om karaktereigenschappen en communicatievoorkeuren (MBTI). De voorzitter van dit team kent zijn eigen voorkeuren en verdiepte zich in die van de teamleden. De voorzitter, vier productiemedewerkers, de kwaliteitsmedewerker en de productieleider vormden het team. Alle noodzakelijke competenties waren beschikbaar.

4. Communicatie

De effectiviteit en kwaliteit van gesprekken, discussies en analyses zijn afhankelijk van de manier waarop informatie tussen de leden is verdeeld en wordt overgebracht. Het gaat dan om de beschikbaarheid documentatie, de wijze van praten en discussiëren, goed luisteren, aandacht hebben voor elkaar, begrip opbrengen, achtergronden kennen en verantwoordelijkheid nemen voor het eigen gedrag. Het voordeel van deze organisatie was, dat de medewerkers bekend waren met 5S en MBTI. Ze hadden via 5S ervaring met samenwerken en MBTI ondersteunde de effectiviteit van de communicatieprocessen.

5. Teamgedrag

De voorzitter van het team moedigt alle teamleden aan de individuele vaardigheden en ervaringen in te zetten om discussies en vergaderingen zo effectief mogelijk te laten verlopen, bijvoorbeeld: Zoeken naar informatie en opties, procedures onderzoeken, ideeën uitwerken en toetsen, consensus testen, creativiteit aanmoedigen en analyses onderbouwen. In deze case bleek uiteindelijk dat het vakmanschap van de operators een van de doorslaggevende aspecten te zijn in het vinden van de oorzaak. Zij hadden onbewust gemerkt dat de capillairen op een dag anders aanvoelden. Dit inzicht leidde uiteindelijk naar de oorzaak en de oplossing.

6. Beslissingsprocedures

Een team heeft een stappenplan nodig, hetgeen leidt tot snelle en doelgerichte beslissingsprocedures. De methode was in dit geval Problem Solving; een Kaizen techniek. Problem Solving bestaat uit 8 stappen en 6 weken doorlooptijd. Ieder lid kende de volgorde van werken, hoe een vergadering was ingericht en op welke wijze daar besluiten werden genomen. Dit team vergaderde overigens op de werkvloer en nam daar met alle leden de besluiten.

7. Participatie

Ieder lid is stakeholder van het team en eigenaar van de uiteindelijke groepsprestatie. Iedereen is gelijk en de eer wordt gedeeld. Iedereen moet daarom delen in de discussies en beslissingen en bijdragen aan de prestaties. Alle successen en mislukkingen worden daarom gedeeld gedragen. Als aan de eerder genoemde punten 4 en 5 wordt voldaan, is dit punt meestal geen probleem meer. Ook in dit team vond iedere deelnemer het leuk en inspirerend om mee te doen en te delen in successen en hard werken. Er ontstond trots bij ieder individu toen ontdekt werd, dat de leverancier van de capillaire buisjes iets had gewijzigd in de samenstelling van het metaal. Niemand kon dat succes alleen claimen. Het was een team prestatie.

8. Grondregels

Het team stelt normen en waarden vast, die geldig zijn voor het hele team en waar men niet van afwijkt. Bijvoorbeeld: Aanwezigheid bij vergaderingen, een duidelijke agenda, tijdigheid in de uitvoering van werk, vast duur van bijeenkomsten en participatie van ieder lid. Deze grondregels nam de voorzitter op de eerste dag met het team door, waarna gedurende het proces kon worden bijgestuurd als dat nodig was door naar de afspraken van de eerste dag te verwijzen. In dit team werkten de deelnemers probleemloos samen. Niet omdat deze deelnemers bijzonder waren, maar omdat methodisch werd gewerkt en de spelregels werden toegepast.

9. Groepsproces

De voorzitter houdt het groepsproces in de gaten. Bijvoorbeeld: Hoe is het non-verbale gedrag, wat is de groepsdynamiek, wat is de kwaliteit van de individuele bijdragen, is er voldoende kennis en inhoud, wordt voldoende diepgang bereikt? De voorzitter van dit team was een van onze trainers en die hield zich minder met de inhoud bezig en vooral met het groepsproces. Briljante data-analyses zijn niets waard als de groep ze niet begrijpt of niet accepteert. In dit team verliep het groepsproces duizelingwekkend snel en goed.

10. Wetenschappelijke benadering

Het woord wetenschappelijk moet niet letterlijk worden gelezen. Het doel is niet om wetenschappelijke inzichten te verkrijgen, maar om een probleem met de luchtstroom door een capillair op te lossen. Er wordt hier bedoeld, dat data en feiten leidend zijn en niet gevoelens of geruchten. Dit voorkomt veel discussie. Dit team beschikte over een forse database met testresultaten, inkoopgegevens en andere feiten en waarnemingen. De combinatie van al deze informatie en het analytisch vermogen van het team leidden tot inzicht in de oorzaak. Daarna kon de leverancier worden aangesproken en werd het probleem verholpen. De leverancier mag nooit zonder overleg specificaties aanpassen.

Los een procesprobleem op met de Team Training Kaizen

De werkwijze zoals in dit voorbeeld beschreven, kan ook in uw organisatie functioneren. De toepassing van een verbeterteam is een kunst op zichzelf en zeer waardevol als het goed functioneert. In het getoonde voorbeeld was een oorzaak en een oplossing niet snel gevonden zonder inzet van een verbeterteam. Dan waren operators, de kwaliteitsmanager en de productiemanager nog steeds ad hoc bezig de ene actie na de andere uit te voeren en was men vooral veel tijd kwijtgeraakt met het oplossen van klantklachten. Dat is duur en een tijdrovende werkwijze. Het team had de oplossing in 4 weken gevonden en geïmplementeerd.

Schrijf je in voor de Team Training Kaizen

De Team Training Kaizen wordt in company uitgevoerd, samen met uw eigen medewerkers. De trainer komt naar u toe leidt het team langs de stappen van Problem Solving en leert hen wat Kaizen inhoudt. U kunt ons eenvoudig een e-mail sturen - info@patagonia-opleidingen.com - of bellen via 088 33 666 66. U krijgt dan meer uitleg over bijvoorbeeld de planning en de teamsamenstelling en kunt de training afspreken op het moment dat het u schikt.

Wilt u de Checklist Team Performance ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook bellen via 088 33 666 of een e-mail sturen naar info@patagonia-opleidingen.com.

Informatie aanvragen

Data en Prijzen:

  • Prijs: € 2750 per team!
  • Inschrijvingskosten: € 0
  • Documentatie: gratis
  • Toekomstige updates: gratis
  • Locatie: In company
  • Resultaat: Praktische verbeteringen
  • Samenwerking en team prestaties
  • Op maat training voor uw organisatie
  • Geen reistijd voor uw collega's
  • Aantal dagdelen: 5
  • Tijd: 4 uur
  • Frequentie: 2 weken
  • Huiswerk: ca. 2 uur per week
  • Certificaat
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?