Value Stream Mapping in de praktijk uitvoeren

Wat is Value Stream Mapping (VSM)?

Value Stream Mapping is een Lean techniek waarmee de volledige waarde stroom  van een organisatie - van klantorder tot levering - wordt gevisualiseerd. Het is een beschrijving van de werkelijkheid, inclusief de verspillingen (waste of muda). Met behulp van de VSM start het verbeterproces om flow te creëren en de doorlooptijd te verkorten.

Value Stream Mapping wordt in deze blog in stappen uitgewerkt

Deze blog gaat over de toepassing van Value Stream Mapping - VSM als onderdeel van Lean Manufacturing. Klassieke managementmethoden zijn beperkt. Managers bestuderen dashboards, gebruiken woorden als klanttevredenheid en hard werken wordt gewaardeerd. Zo werkt Lean Manufacturing niet. Bijna alle gebruikelijke routines van managers en organisaties veranderen als de richtlijnen van Lean Manufacturing worden toegepast. In deze blog het voorbeeld van de Value Stream Map. Of kijk direct naar hulp in de uitvoering van VSM.

VSM leidt van sub optimalisatie naar systeem denken en flow

De kunst van Operations Management is niet lokale afdelingen of processen optimaliseren, maar het hele systeem; de organisatie en haar omgeving (verwijzing naar Dr. W.E. Deming). VSM doorbreekt de reflex om sub optimalisatie door te voeren en te kijken naar het hele systeem: De volledige waarde stroom van klantorder tot levering bij de klant, plus alles wat er omheen gebeurt. Dankzij de VSM wordt zichtbaar waar de flow stokt, waar verspillingen ontstaan en welke bottleneck het systeemtempo bepaalt. Dit artikel laat zien waarom visualiseren met een VSM cruciaal is. Dit maakt ook duidelijk wat er misgaat bij sturen op resource efficiëntie, waarom voorraad voelt als zekerheid maar feitelijk verspillingen verhult en hoe je kunt groeien zonder extra mensen of machines. Ook lees je hier waarom je VSM altijd met de operatie uitvoert en welke valkuilen middelgrote organisaties bij het ontwerpen van de VSM tegenkomen.

Waarom is Value Stream Mapping in de praktijk toepassen belangrijk?

Waarom het visualiseren van de waarde stroom cruciaal is voor verbetering in productiebedrijven?

Vaak zijn organisaties functioneel ingericht. Dat zie je bij productiebedrijven, maar ook bij researchorganisaties, dienstverleners en voedselproducenten. Afdelingen als Inkoop, Productie, Verkoop, HRM  en Planning werken min of meer zelfstandig; geïsoleerd. Ze werken aan hun eigen prestaties, met de beste bedoelingen, maar de focus op afzonderlijke deelprocessen leidt juist tot allerlei verspillingen in de keten. Wat lokaal efficiënt lijkt, blijkt op systeemniveau een rem op de prestaties.

Het visualiseren  van de volledige waardestroom door middel van Value Stream Mapping doorbreekt deze beperkingen. Het denken in ketens en systemen wordt ontwikkeld. Pas wanneer de volledige flow van klantorder tot levering zichtbaar wordt, ontstaat systeembewustzijn. Hierdoor worden knelpunten, vertragingen, transportbewegingen en wachttijden zichtbaar. VSM biedt daarnaast een gedeeld beeld voor operators én management. Het maakt problemen objectief zichtbaar en vormt de basis voor een realistisch procesontwerp. Dit voorkomt dat verbeterinitiatieven blijven steken in lokale optimalisatie.

Zijn de voorraden op de VSM zekerheid of schijnveiligheid?

Voorraad wordt in veel organisaties gezien als een noodzakelijke buffer tegen onzekerheden. Of ze ontstaan, doordat inkoopprocessen niet zijn afgestemd op de marktvraag. Medewerkers ervaren voorraad als veiligheid. Je weet maar nooit of je dit onderdeel nog kunt gebruiken. Letterlijk werken we nu bij een organisatie waar  we de grootste moeite hebben om incourante voorraad weg te halen. Rationeel is de voorraad niet meer nodig, maar emotioneel is er hechting aan de onderdelen. Voorraden verbloemen de capaciteitsverschillen tussen machines, compenseert lange omsteltijden en wordt ingezet om prioriteitswissels in de planning op te vangen. Het gevolg: oplopende kosten, langere doorlooptijden en complexere processen. Voorraad voelt als zekerheid, maar verhult juist de problemen die opgelost moeten worden om echt te verbeteren en flow te creëren.

Groeien zonder extra mensen of machines dankzij VSM

Een klassieke gedachte van managers is dat als de omzet toeneemt, meer mensen of machines nodig zijn. Dat is onjuist. Processen bevatten bijna altijd een hoge mate van inefficiëntie, wat de echte capaciteit verbergt. Denk aan wachttijden, inefficiëntie in materiaalstromen en slecht afgestemde assemblage processen.

VSM maakt deze verborgen verliezen zichtbaar en meetbaar, waardoor organisaties gericht kunnen verbeteren. Omdat wachttijd vaak de grootste vorm van verspilling is, kan optimalisatie van flow een enorme impact hebben op de stijging van de output zonder extra middelen. VSM is de voorbereiding op de verbeterprocessen, waarmee groei mogelijk wordt door slimmer gebruik te maken van de bestaande mensen en middelen.

Waarom werkt Value Stream Mapping alleen als het samen met de operatie wordt uitgevoerd?

Omdat Value Stream Mapping de informatie van de Gemba nodig heeft. Go to the Gemba is een Lean principe. Ga naar de plek waar het gebeurt. Operators zien dagelijks waar het misgaat. Ze zien waar materialen blijven liggen, onderdelen ontbreken, wachttijden ontstaan en wat ze zelf doen om de productie draaiende te houden. Het zijn allerlei handelingen en activiteiten, die je nergens anders kunt waarnemen dan op de Gemba. 

Wanneer een VSM uitsluitend door managers of stafmedewerkers wordt gemaakt, dan ontbreekt cruciale kennis. Er ontstaan kaarten gebaseerd op aannames en KPI's, in plaats van de realiteit van de werkvloer. De VSM wordt dan al snel een papieren exercitie, die geen waarde heeft en die ook niet wordt gedragen door de operationele professionals. Als management en operatie samen de waardestroom tekenen, ontstaat een realistisch beeld, groeit het draagvlak en beginnen het bewustzijn en de implementatie al tijdens het mappen.

Waarom mislukt de uitvoering van VSM vaak?

Het maken van de VSM is voor middelgrote organisaties uitdagend, vooral omdat de ervaring ontbreekt. Zet een externe consultant in om het proces te begeleiden. Veel voorkomende fouten door gebrek aan ervaring zijn:

• Een te grote of te kleine scope van de VSM
• Teveel details invoegen waardoor de focus op de flow verdwijnt
• Theoretisch ontwerpen zonder realistische implementatie
• Onvoldoende alignment tussen directie, management en operatie
• Gebrek aan neutrale begeleiding, waardoor discussies verzanden in politiek en meningen

VSM werkt pas als de scope, focus op flow, realisme en samenwerking op orde zijn. Als informatie onbesproken blijft, begrip van waarde ontbreekt en functioneel denken domineert, dan ontstaat geen goede VSM.

Wat ontdekken de deelnemers tijdens de VSM sessie?

Tijdens de VSM sessies ontdekken de deelnemers vaak onverwachte verspillingen, zoals wachttijden, die eerder niet waren opgevallen, bottlenecks die nooit gezien zijn en problemen met de communicatie of overproductie. De sessies vergroten het bewustzijn in processen, het systeem en klantbehoeften.

Het is belangrijk te benoemen dat inzicht nog geen implementatie is. Value Stream Mapping toont de problemen, maar nog niet de oplossingen. Wel vormt VSM een stevig fundament voor gericht verbeterprojecten. Wanneer management en operatie samen de VSM bestuderen, ontstaat alignment en worden verbeterinitiatieven gericht uitgevoerd. Samen kijken naar de waardestroom legt de basis voor duurzame verbetering van processen op een manier waardoor het systeem verbetert.

Conclusies en aanbevelingen voor de uitvoering van VSM

1. Start met een end to end VSM over de hele organisatie - current state

Het doel van de VSM current state is de waardestroom te bepalen met de verspillingen zoals wachttijden, voorraadvorming en andere bottlenecks. De totale doorlooptijd wordt helder gemaakt. Doe dit met een team van operators, teamleiders, managers en een externe consultant/trainer. Betrek alle afdelingen. Houd daarbij de scope goed in de gaten: van klantorder tot uitlevering van één representatieve productfamilie.

2. Meet wat er toe doet; van resource to flow in de VSM

Stuur op doorlooptijd, Work In Progress (WIP) en flow efficiëntie. Leg de bottlenecks expliciet vast in de VSM, waarna je upstream en downstream er op afstemt.

3. Ga voorraden te lijf door oorzaken van vertragingen weg te nemen en flow systemen te implementeren

Nu wordt het tijd om Lean technieken toe te passen zoals kanban, two bin en SMED. Ook wordt een pull systeem geïntroduceerd, die het klassieke push systeem stap voor stap gaat vervangen. We slaan hier de uitwerking van Heijunka en de takttijd even over. Dat is voor een andere blog. Hier kan iedere organisatie sowieso mee beginnen, omdat inefficiënties worden weggenomen.

4. Borg samenwerking en eigenaarschap tijdens het VSM proces

Organiseer Gemba walks met operationele professionals en managers om de VSM te vervolmaken. Benoem de proceseigenaren voor verbeteracties en koppel de resultaten terug op de teamdashboards in de ruimte - niet in computers. Maak alles visueel.

5. Gebruik een neutrale facilitator

Het doel is anders te leren denken. Dat gaat niet vanzelf. Daar is externe hulp bij nodig. Afdelingspolitiek, weerstanden en dogma's moeten worden bestreden. Ook is tempo nodig. Een VSM wordt in een paar dagen gemaakt. Duurt het langer, dan is het niet goed. Een externe facilitator leidt de inhoud, het tempo en de samenwerking.

6. Maak resultaten zichtbaar en vier ieder succesje

Rapporteer de doorlooptijdreductie, voorraadverlaging en leverbetrouwbaarheid per iteratie op de dagstart borden. Deel praktijkvoorbeelden om van te leren en draagvlak te ontwikkelen. Houd dit momentum vast en versnel. 

Veel gestelde vragen over VSM

Wat is het doel van VSM?

Het doel van VSM is het maken van een analyse van de waarde stroom en de verspillingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de waarde creërende handelingen gezien door de ogen van de klanten versus de handelingen die door de ogen van de klanten geen waarde toevoegen. Daarna start het verbeterproces om de verspillingen te elimineren en flow te creëren.

Hoe maak je een Value Stream Map?

Een team van operators, teamleiders, managers en een facilitator schrijft eerste de klanteisen op en bepaalt productfamilies. Daarna volgt het in beeld brengen van de werkelijke handelingen, zoals die in de praktijk worden uitgevoerd. Deze handelingen worden gebundeld tot processtappen en voorzien van bewerkingstijden. De tijden voor verspillingen en muda worden eveneens toegevoegd.

Kan je zelf een VSM maken?

Zelf een VSM maken lukt alleen als je ervaring hebt. Doe je het voor het eerst, dan is het verstandig met een Lean Coach of Trainer te werken. Er zijn vele spelregels en details waar je op moet letten. Niet alleen technische details en Lean spelregels, maar ook de teamsamenstelling en de wijze van samenwerking zijn essentieel. 

Maak je een VSM op papier of digitaal?

Een VSM maak je op papier aan de muur. Het is essentieel dat de teamleden zelf schrijven, samenwerken en symbolen gebruiken. Maak een VSM nooit digitaal. De communicatie gaat verloren en de leereffecten zullen beperkt zijn. 

Wat is de waarde stroom die op een VSM staat?

De waarde stroom - value stream - zijn die handelingen, die het product of de dienst vormen en waarvoor de klant bereid is te betalen. Het woord waarde refereert aan de prijs die de klant bereid is te betalen voor het product of de dienst. Tegen over de waarde staat muda; verspilling of waste. Die muda wordt ook op de VSM weergegeven. Vervolgens is het de kunst de muda te reduceren, zodat de waarde centraal komt te staan en de productie doorlooptijd wordt verkort.