Methode 5S organiseren en borgen

Wat is het belang van 5S door de ogen van de klant - jouw afnemer?

Het belang van de methode 5S door de ogen van de klanten is vrij eenvoudig: Ze verwachten te ontvangen wat ze hebben besteld. Klanten willen op het afgesproken moment, de juiste producten ontvangen en uiteraard zonder extra kosten. De methode 5S draagt hieraan bij door de Gemba te optimaliseren. 5S is dus geen opruimactie, ook geen tijdelijk project, maar een continu proces in het verbeteren van de Gemba zodat klanten ervaren dat de organisatie goed presteert, dankzij 5S.

De methode 5S wordt in deze blog in stappen uitgewerkt

Deze blog gaat over de toepassing van de methode 5S: 5S als onderdeel van het Toyota Production System (TPS). Als je op Google zoekt naar de schets van TPS, dan staat 5S hierin benoemd als basis, als fundament van het productiesysteem, lees: van de organisatie. 5S zie je op hetzelfde niveau getekend als Kaizen: continual improvement met kleine stappen. De bedoeling van 5S is dat processen, dan wel de Gemba, continu worden verbeterd. Het is nooit klaar, omdat de klant nooit klaar is met eisen stellen. Wie 5S ziet als opruimactie, of tijdelijk project, zit op het verkeerde spoor en heeft de verkeerde denkwijze te pakken. Dat is belangrijk om te begrijpen, omdat daarmee een heel andere organisatie ontstaat. We laten nu zien hoe 5S wordt georganiseerd en geborgd in de praktijk van je organisatie. We sluiten af met 5 conclusies en 5 adviezen.

De bedoeling van de Methode 5S bij training en implementatie 5S

Eerst een korte samenvatting van de bedoeling van de methode 5S. We gaan het over de bedoeling van de methode 5S hebben en niet over de technieken per stap. De Japanse 5 woorden voor 5S, die allemaal beginnen met een S zijn niet helemaal lekker te vertalen. Je krijgt semantische problemen. De bedoeling begrijpen is veel belangrijker, zodat je de operators en teamleiders op de juiste manier kunt trainen in 5S en 5S succesvol kunt implementeren in je organisatie. De 5 stappen van 5S zijn:

1. Seiri - Scheiden - Sort: ruimte maken met 5S

De eerste S van 5S zorgt voor ruimte. Werkplekken mogen niet vol liggen of staan met tussenvoorraden, apparatuur, hulpmiddelen of pallets met materiaal, die niet direct nodig zijn. Het eerste inzicht dat je moet hebben als je 5S gaat trainen is, dat je op de werkplek alleen die materialen beschikbaar hebt, die de operator ook daadwerkelijk gebruikt. De vuistregel is, dat wat dagelijks wordt gebruikt op de Gemba aanwezig is. Waarom? Je kan deze noodzakelijke materialen dan dicht in de buurt van de operator plaatsen - tweede stap van 5S. Het voordeel is dat veel muda - waste, verspilling - wordt weggenomen. Je mag hier ook het woord saneren of hygiëne bedenken. Je mag ook bedenken dat als er ruimte wordt gemaakt via deze eerste stap van 5S, wellicht een tweede werkplek kan worden ingericht. Dan kan de productiviteit stijgen.

2. Seiton - Sorteren - Set: efficiëntie en ergonomie organiseren met 5S

De tweede S van 5S zorgt voor efficiëntie, veiligheid, ergonomie, productiviteit en kwaliteit. Het lijkt een mond vol, maar het wegnemen van muda, zorgt voor een toename van alle genoemde factoren tegelijkertijd. Dit zijn de managementdoelstellingen. Om processen te beheersen wordt muda weggehaald. Daar moet je wel wat voor doen. In deze tweede stap van 5S gaat het team de overgebleven materialen, tooling, machines, informatie en producten ordenen. Dat ordenen gebeurt op een manier die voordelig is voor de klant en de eigen organisatie. Hoe meer een operator loopt, of grijpt, of zoekt, hoe langer de klant moet wachten. Als alle 100 medewerkers met muda te maken hebben, is de vertraging dagen of zelfs weken. De gedachte is hier, dat voor de klant inefficiënties worden geëlimineerd of gereduceerd. Voor de training en implementatie 5S is dit de grondgedachte. Iedere week werkt het team aan het wegnemen van muda.

3. Seiso - Schoonmaken - Sweep: direct gereed voor gebruik met 5S

De derde S van 5S zorgt ervoor dat alles wat een operator pakt, direct geschikt is om te gebruiken. Het hoeft niet worden schoongemaakt, gerepareerd of geijkt. We zeggen, de Gemba is in conditie. Er kan geproduceerd worden. Weinig is zo kostbaar en vervelend voor de klanten, als een operator wil starten, maar dan eerst onderhoud moet plegen. De training van 5S bevat dan ook onderhoudswerkzaamheden. Operators leren hun werkplek - de Gemba - in conditie houden, zodat als de productie moet beginnen, er geen wachttijd ontstaat. Wellicht zorgt deze stap van 5S ervoor dat de methode 5S het imago heeft van een opruimmethode. Daarom is Schoonmaken ook geen lekkere vertaling. Het gaat erom dat de Gemba in conditie is om direct foutloos te kunnen produceren, voor de klanten. Wat je hier ook bij mag denken, is dat als de werkplek schoon, heel en zuiver is, je het ook direct waarneemt als er zich onverhoopt toch iets voordoet, zoals een lekkage of beschadiging. Hoe netter voor de klant, hoe beter de conditie.

4. Seiketsu - Systematiseren - Standardise: herhaal de eerste 3 stappen van 5S gedisciplineerd

De vierde stap van 5S gaat over discipline en consistentie. De eerste 3 stappen van 5S worden consequent, wekelijks uitgevoerd. Dat vraagt planning, doorzettingsvermogen en planmatige, klantgericht werken. Iedere keer wordt, denkend vanuit de klant, weer een verbetering doorgevoerd. Daarom is 5S, net als de PDCA cycle, in een cirkel getekend. Je mag dat systematiseren, standaardiseren of wat anders noemen, het doel is systematische herhaling van de 3S stappen. Met iedere herhaling van de 3 stappen wordt de organisatie efficiënter, veiliger, productiever of in welke vorm dan ook beter. Je mag hierbij denken dat het ordenen van de werkplek voor de klant een gewoonte wordt. Zoals je ook thuis je huis inricht voor jouw persoonlijke doelstellingen en dat huis steeds beter maakt. Dat verloopt niet via één actie, maar via vele, opvolgende kleinere acties. Je merkt ook dat het nooit hetzelfde blijft, omdat wensen en eisen veranderen. 

5. Shitsuke - Standaardiseren - Sustain: borg nieuwe standaarden met 5S

De vijfde stap van 5S gaat over borging van de nieuwe standaarden. Met de eerste 3 stappen van 5S zijn nieuwe standaarden bedacht. Bijvoorbeeld de plek van een tool is verplaatst, de werkbank is aangepast, of er komt een onderhoudstaak bij voor de operators, of er gaat er één af. Wat de verandering ook is, het is wennen. Je was iets gewend en nu is het anders. Dat gaat niet in één keer goed. De nieuwe standaard moet worden geborgd - dat betekent dus ook behouden. Soms is zo'n borging makkelijk, omdat bijvoorbeeld in software een veld verplicht moet worden ingevuld. Vaak echter is het wennen. Visual management, procedures, sociale controle, of trainingen moeten hier hulp bieden. Nieuwe standaarden worden geborgd. Je mag hierbij bedenken dat de implementatie 5S gaat over gedragsverandering. Oude standaarden verdwijnen en worden voor nieuwe standaarden vervangen. Training 5S is een training in gedragsverandering.

Hoe draagt de methode 5S bij aan het bedrijfsdoel?

Ten eerste moet duidelijk zijn voor de deelnemers en de initiatiefnemers, meestal het management, dat de toepassing van 5S nodig is om bepaalde bedrijfsdoelen te realiseren. Tevens moet voor het management duidelijk zijn dat 5S fundamenteel is voor de werking van allerlei andere organisatiemechanismen. Met 5S leren de deelnemers klantgericht denken, muda herkennen, samenwerken, besluiten nemen en communiceren. Deze en andere competenties zijn ook nodig bij de Dagstart, het oplossen van klachten met Problem Solving, of de handhaving van procedures. Omdat het om dit soort essentiële competenties gaat, staat 5S in het fundament van het TPS-house (of Lean house). Feitelijk is het de meest gedetailleerde, dichtst bij de Gemba staande methode waarmee continual improvement praktisch wordt gemaakt.

Wat is een goede voorbereiding op de toepassing van 5S? 3 punten:

1. Bedrijfskundige functie van de methode 5S

Het management bereidt de toepassing van 5S voor, door eerst een koppeling met de organisatiedoelen te maken. Op één of andere manier is het noodzakelijk om de leverbetrouwbaarheid te verbeteren, de verspillingen te reduceren of de klantgerichtheid te verbeteren. Dit zijn voorbeelden, die per organisatie kunnen verschillen. Maak het toepassen van 5S in ieder geval bedrijfskundig, intrinsiek en essentieel.

2. Maak 5S groot en van belang voor het voortbestaan van de organisatie

Zorg er vervolgens voor dat vooroordelen verdwijnen, mochten die er zijn. 5S moet worden gezien als systeem, of onderdeel van een systeem en niet een opruimactie. Maak het groot, wezenlijk en belangrijk. Voorkom dat 5S een voetnoot in een email wordt of een terloopse opmerking in een vergadering. Maak het heel groot.

3. Voer een nulmeting 5S uit

Last but not least doe een uitgebreide nulmeting. Toon de organisatie wat het team laat liggen. Bewijs de noodzaak voor verandering. Laat zien hoe leiderschap en gedrag de huidige status van de organisatie bevestigen. Wil de organisatie beter presteren dan ze nu doet? Dan is verandering noodzakelijk. Toon aan wat er moet verbeteren.

Wat zijn veel voorkomende uitdagingen bij de invoering van 5S?

In de loop van de jaren hebben we veel 5S trainingen verzorgd, in allerlei soorten organisaties. Dit is de top 3 van uitdagingen voor het management bij de implementatie van 5S:

1. De planning en organisatie zijn soms ingewikkeld, maar worden vaak ook wel ingewikkeld gemaakt. Natuurlijk is het soms even puzzelen welk team, wanneer 5S uitvoert, zeker met ploegendiensten, maar tijdens die discussie zien we vaak dat oneigenlijke argumenten worden gebruikt. Men is niet enthousiast en bedenkt hindernissen. Een combinatie van weerstand, angst en onwetendheid leiden ertoe dat na de training 5S de praktijk snel verzand.
2. 5S als systeem zien, of als fundamenteel onderdeel van organisatiemechanismen, en dat koppelen aan de praktijk is een hele uitdaging. Ga naar de werkvloer, observeer hoe iemand heen en weer loopt en iedereen zal onmiddellijk bevestigen dat dat niet hoort. Niemand heeft ons ooit gezegd: ja, hoor dat is goed en hoort bij zijn werk. Wel krijgen we opmerkingen, zoals dat dat onderdeel daar ook niet hoort te liggen, dat hij zijn werkplek niet onderhoudt, of dat de manager daar wat aan moet doen. Nou, dat laatste klopt dan in ieder geval, maar wel door met 5S te starten. Er is systeemdenken nodig. 
3. Houd de toepassing van 5S net zo eenvoudig als thuis. Nog voordat operators een training hebben gehad, nog voordat eigenaarschap is ontwikkeld, of samenwerking, krijgen we vaak direct de vraag, hoe mensen tussen afdelingen kunnen worden uitgewisseld. Mensen zijn immers blind voor de orde op hun afdeling en dan kunnen ze van andere collega's input krijgen. Dat werkt niet. Dat is van 0 naar 100 gaan in 1 seconde. Houd de 5S toepassing simpel. Begin op een afdeling. Leer wie de competenties ontwikkelt en wie niet. Evalueer de resultaten en maak het een groeiproces. 

Wat is de rol van de trainer of consultant bij de implementatie van 5S? 

De rol van de trainer of consultant bij de implementatie van 5S valt uiteen in 2 belangrijke aspecten. We gaan daarbij in deze 5S blog even voorbij aan de normale begeleiding van de training, de toepassing van technieken, de oefeningen met de operators en teamleiders, coaching van het management en het visueel maken van de resultaten. Dat mag je sowieso van een trainer verwachten, maar wat echt onderscheidend en nodig zijn:

1. Ontwikkeling van gedrag en leiderschap bij de uitvoering van 5S

De theorie van 5S leren is niet zo moeilijk. Sterker, dat is gemakkelijk. Wat moeilijk is, is de verandering van gedrag. Medewerkers die niet willen meedoen, operators die oude gewoonten moeten laten gaan, managers die niet het goede voorbeeld geven, of teamleiders die directief leiderschap toepassen. De werking van de methode 5S staat of valt niet met kennis of kunde, maar met gedrag van mensen. De Trainer 5S, die je van ons krijgt, excelleert precies daarin. 

2. Praktijkervaring met 5S technieken voordoen en nadoen

De praktijk van 5S is moeilijker. De oefeningen die we met de deelnemers doen, vraagt ervaring in de uitvoering. Wat de 5S Trainer doet, is alles voordoen, waarna de deelnemers het kunnen nadoen. We kunnen als Trainer 5S de rol van Teamleider, Supervisor en Manager aannemen en precies voordoen wat het gewenste gedrag is op dat moment. Zo krijgen de deelnemers een goed beeld van de bedoeling en dat helpt ze enorm. 

Veel gestelde vragen over 5S implementatie

Wat is het doel van de methode 5S?

Het doel van de methode 5S is standaarden ontwikkelen. Je creëert met elkaar een werkstandaard, die handhaaf je, tot je weer een nieuwe, verbeterde standaard hebt gevonden. Deze cyclus draait snel en continu rond. Een organisatie creëert hiermee continue verbetering van processen. 

Wat hoort bij de methode 5S?

De methode 5S bestaat uit 5 stappen, waarvan de eerste 3 elkaar continu opvolgen. Dat zijn Seiri (Scheiden), Seiton (Schikken) en Seiso (Schoonmaken). Bij 5S hoort leiderschap, bedrijfskundige doelen en het continu vanuit de klant denken en op basis daarvan aanpassingen in processen doen.  

Wat zijn de 5 standaarden van de 5S methode?

De 5 standaarden van 5S zijn:

1. Scheiden - ruimte maken op de werkplek en steeds meer ruimte maken, het is een continu proces
2. Schikken - de werkplek inrichten en steeds beter inrichten, het is een continu proces
3. Schoonmaken - onderhoud plegen, zoals schoonmaken, repareren, onderhouden, zodat de Gemba direct geschikt is voor productie
4. Systematiseren - de eerste 3 stappen consequent, gedisciplineerd uitvoeren
5. Standaardiseren - de nieuw ontwikkelde standaarden borgen, tot verbeterde standaarden de plek van de oude weer innemen

Hoe implementeer je 5S op de werkvloer?

Bepaal nut en noodzaak voor de toepassing van 5S. Wat moet worden bereikt en waarom? Ontwikkel vervolgens leiderschap met voorbeeldgedrag. Managers communiceren uitgebreid over nut en noodzaak met de doelen. Zorg dat het gedrag van leiders congruent is met de uitspraken die zijn doen. Na een grondige voorbereiding volgen trainingen en een traject voor implementatie. 

Wat is het belangrijkste doel van 5S?

Continu standaarden verbeteren. 5S staat in het Lean House of TPS House als onderdeel van de basis getekend. Het is een methode om Continuous Improvement Management - Kaizen Management - operationeel en praktisch te maken. Dat betekent dat iedere werkstandaard - in het belang van de klant - moet worden verbeterd naar een nieuwe standaard. Zo verbeteren efficiëntie, productiviteit, veiligheid en kwaliteit zich voortdurend. De concurrentiepositie wordt zo versterkt en de klant zal dan voor jouw organisatie kiezen.

Is 5S nog steeds relevant?

Ja! Ken jij een andere of betere methode, die ingrijpt op het verbeteren van standaarden op de Gemba? 5S is super relevant, effectief en de beste manier om Continuous Improvement Management operationeel te maken.