Dagstart implementeren en leiden
Definitie van de Dagstart
De Dagstart is een korte meeting aan het begin van de dag of shift, waarbij de operators en shiftleader samen de planning van de dag doornemen. De shiftleader leidt de meeting en onderzoekt samen met de operators of de Gemba in goede conditie is, zodat de dagproductie kan worden gerealiseerd. Afwijkingen, risico's of wijzigingen worden besproken en er wordt direct op gehandeld, omdat de klant zit te wachten en foutloze producten verwacht.
De Dagstart is relevant voor iedere organisatie en afdeling
De Dagstart is essentieel voor iedere organisatie en iedere afdeling om de shift of dag te organiseren. Implementeer de Dagstart daarom als vaste routine voorafgaand aan de shift en zorg er voor dat teamleiders en supervisors het leiden van de Dagstart beheersen. In de productie, research, sales of een administratieve organisatie is het altijd nodig een werkritme te organiseren met samenwerking in het team en klantgerichtheid. De planning moet voor de klanten worden gerealiseerd. Daar is de Dagstart voor.
Wat is het belang van de Dagstart?
Een goede Dagstart begint met de intentie in plaats van met de inhoud of een actielijst. Het is de intentie het team in staat te stellen vandaag te presteren wat de klanten nodig hebben. Tevens is het de bedoeling dat het team dat vandaag beter doet dan gisteren. De aanwezige deelnemers, de teamleden, verstaan hun vak, daarom is niet veel uitleg nodig over de orders. De vraag is of het team obstakels ziet, kan samenwerken en het doel van vandaag voor ogen heeft. Dagstart meetings zijn meestal kort en motiverend, als ook zingevend en lerend. Ze worden staand uitgevoerd en ondersteund met visueel weergegeven informatie, bijvoorbeeld in lijnen, kleuren, beelden en grafieken. De aanwezige teamleden moeten de informatie in één keer begrijpen.
Het Dagstartbord staat de hele dag centraal tijdens de uitvoering van het werk
De Dagstart wordt uitgevoerd bij het Dagstartbord, of meerdere borden. Het Dagstartbord wordt vanaf de Dagstart meeting de hele dag door gebruikt als visueel communicatiemiddel. Operators zien er op wat ze per uur moeten doen en geven op het bord aan, wanneer ze klaar zijn. Mochten zich tijdens de shift afwijkingen voordoen, dan schrijven operators die op het bord. Het bord bevat daartoe de velden van de 3C's: Concern - Cause - Countermeasure. De teamleider ziet de hele dag via het bord en in combinatie met de observaties op de Gemba wat de voortgang is. Ook andere afdelingen zoals de Technische Dienst, Kwaliteitsmanagement en Engineering lopen hun ronden en lezen het Dagstartbord. Het bord is de hele dag actueel en wordt door het hele team gebruikt.
De Teamleider leidt de Dagstart en bereidt het Dagstartbord voor
De Teamleider gebruikt het Dagstartbord continu. Het Dagstartbord bevat minimaal de planning van de komende 3 tot 5 dagen, de resultaten van gisteren, de lopende verbeterprojecten en de teamsamenstelling. Deze informatie wordt meestal van links naar rechts verdeeld in de vakken (1) People, (2) Performance, (3) Continuous Improvement en (4) Kamishibai op het Dagstartbord. De Teamleider bereidt de planning van de komende dagen voor, ondersteunt het team en leidt verbeterprocessen, onderhoudsprogramma's, trainingen en in-process control activiteiten. De teamleider leidt niet alleen 's ochtends de Dagstart, maar leidt de hele shift via het Dagstartbord.
Het Dagstartbord is om te handelen
De Teamleider en het team van operators gebruiken het Dagstartbord de hele dag. Ze handelen er mee, zodat ze continu in control zijn van de voortgang in de productie. Het Dagstartbord is als het ware het dashboard van de manager. De hele dag komt er informatie op en worden besluiten genomen. Operators zien hun taken, de voortgang en orderinformatie, terwijl de Teamleider de process flow volgt, kwaliteitsverbeteringen uitvoert en de Gemba beheert.
De Dagstart leiden in de praktijk van je organisatie
De Dagstart is een moment van samenwerking. Veel Teamleiders maken de fout allerlei opdrachten te geven aan de operators. Die kunnen prima zelf de orders begrijpen en de informatie van het Dagstartbord lezen. Ze kunnen ook vóór de Dagstart de ordermappen lezen en de klanteisen begrijpen. Het is juist de kunst dat de Teamleider tijdens de Dagstart het gesprek aangaat over de eisen van de klanten en over de status van de Gemba. Vragen die relevant zijn:
- Is de Gemba in orde om deze klantorders goed uit te voeren?
- Zijn er vragen over de uitvoering van deze klantopdracht?
- Zijn er nog vragen over deze procedure?
De Teamleider past coachend leiderschap toe
De Teamleider is een coach en past coachend leiderschap toe. Het is een veel gemaakte valkuil dat de Teamleider dominant en instructief te werk gaat; directief leiderschap. Dat gebeurt in de industrie, maar ook in andere branches, waar de meest ervaren medewerker Teamleider is geworden. Je ziet het vaak in een cultuur waar bravoure over de inhoud van het werk domineert. Daarentegen moet de klant centraal staan en die dient het team door samen te werken. Meestal hebben Teamleiders opleiding nodig om dit te kunnen. Directief of dominant leiderschap staat haaks op wat nodig is in een Lean- of klantgerichte organisatie. Er is juist eigenaarschap, samenwerking en klantgerichtheid nodig. Dat komt neer op het nemen van verantwoordelijkheid voor het maken van een goed product voor de klant. Dat is belangrijker dan wie de meeste kennis heeft, of wie belangrijk doet.
De Dagstart meeting wordt gebruikt voor escalaties
De Dagstart meeting is ook essentieel in het escalatieproces. De meeste problemen worden door de Teamleider opgelost door samen met de operators de verbeterkata uit te voeren - Fast Problem Solving - en andere Gemba Core Activities. Dat lukt echter niet altijd. Soms moet geëscaleerd worden naar de Supervisor, of de Manager. Soms zijn technici nodig of andere specialisten. Problemen worden tijdens de Dagstart besproken, waarna de Teamleider kan beslissing of escalatie van een probleem nodig is. Dit is één van de succesformules in de organisatie van Toyota. Ze zijn de beste ter wereld in het snel en doelgericht escaleren van afwijkingen. Ze beseffen in de hele organisatie en op alle niveaus dat de klant wacht op het product én geen fout mag ontvangen. Daarom hebben ze de organisatie slim ingericht, waarbij de PDCA cycle supersnel draait.
Naast de Dagstart is ook een Dagafsluiting nodig
De Dagstart wordt uiteraard aan het begin van de shift uitgevoerd, maar de dag eindigt met een Dagafsluiting of Day Closure. De Day Closure of Dagafsluiting heeft 2 functies.
- Breng de Gemba weer in de startpositie voor de volgende dag of shift
- Bepaal als team of de doelstelling zijn gehaald
Dit is geen productieverlies. Integendeel. Onderhoud aan de Gemba is nodig. Hoewel idealiter de Gemba de hele dag in orde is, zijn er toch vaak kleine handelingen nodig om de werkplek weer in conditie te brengen. Daarnaast moeten de operators naar huis gaan met een tevreden gevoel. Hebben ze voldaan aan de klantwensen? Daarmee kan je de dag afronden en gaan operators tevreden naar huis. Zonder die evaluatie worden de dagen een sleur en gaan ze voorbij zonder bewustzijn over prestaties en zingeving. Richt een Day Closure in.
De informatiestromen organiseren voor de Dagstart
De informatiestromen, die nodig zijn voor de Dagstart, vormen een van de grootste uitdagingen. Denk aan het maken van een Dagplanning. Waar komt die informatie vandaan? Hoe komt die informatie op tijd aan? Herken je dat orderinformatie te laat komt? Andere informatie is de verwerking van afwijkingen, verbeterprocessen, controles en trainingen. Waar komt die informatie vandaan en waar gaat het naar toe? We spreken hier veel over de informatie voor de Teamleider en de operators, maar veel ondersteunende afdelingen spelen een essentiële rol in het voeden van de Teamleider en Supervisors met relevante informatie.
Hoe draagt de Dagstart bij aan het bedrijfsdoel?
De Dagstart draagt bij aan de bedrijfsdoelen door informatie geschikt te maken voor de operators en Teamleiders. Vermijd het gebruik van management KPI's. De operators, Teamleiders en Supervisors moeten flow en kwaliteit creëren, daar moet de informatie over gaan. Dat betekent dat een vertaling nodig is van de bedrijfsdoelen naar operationele parameters, flow indicatoren en productkenmerken. Als de uitvoerende professionals de operationele doelen realiseren, dragen ze bij aan de bedrijfsdoelen.
Wat is een goede voorbereiding op de toepassing van de Dagstart? 3 punten:
1. Train Teamleiders in coachend leiderschap
Train leiderschap. Je verwacht hier wellicht allerlei technische adviezen en tips over de inrichting van het Dagstartbord. Dat komt pas veel later. Eerst moet de juiste cultuur worden georganiseerd én er moet verbinding worden gemaakt met het Systeem (dit is voor een andere blog). Leiderschap is key.
2. Train operators in klanteisen
Train operators in klanteisen, dan wel in kwaliteitsmanagement. Operators voeren het werk uit voor de klanten. Zorg dat ze de klanteisen goed kennen en er dan ook naar handelen. Dit is vaak een groot aandachtspunt. Zorg dat ze begrijpen waar de producten of diensten aan moeten voldoen. Zonder die kennis verliest de Dagstart waarde en wordt het hele Shiftmanagement risicovol.
3. Breng informatie over orders op tijd naar de Gemba
Informatie over orders moet snel naar de Gemba. Wellicht herken je dat eerst Sales, dan Engineering, het Bedrijfsbureau en Werkvoorbereiding met de orders bezig zijn. De tijd verstrijkt en Productie mag met Logistiek als laatste aan de slag. Dat duurt te lang. Zorg dat er een forecast is en dat order direct bekend worden gemaakt bij de Teamleiders en logistieke afdelingen.
Wat zijn veel voorkomende uitdagingen bij de invoering van de Dagstart?
In de loop van de jaren hebben we veel Dagstart trainingen verzorgd, in allerlei soorten organisaties. Dit is de top 3 van uitdagingen voor het management bij de implementatie van de Dagstart:
- Leiders zijn actiegericht, geconcentreerd op machines en materialen, terwijl het ontbreekt aan emotionele intelligentie voor samenwerking en teamontwikkeling.
- Operators willen niet veranderen. Ze doen het werk al jaren en zitten vast in patronen. Teamleiders kunnen leren hoe ze daarmee moeten omgaan. Daar zijn ze in de basis meestal niet voor opgeleid.
- Van managers wordt verwacht dat ze de implementatie leiden. Naast training is een uitgebreide voorbereiding van het management nodig, als ook aandacht voor de implementatie van datgene wat is geleerd tijdens de training.
Wat is de rol van de trainer of consultant bij de implementatie van de Dagstart?
De rol van de trainer of consultant bij de implementatie van de Dagstart bestaat uit:
- Training in leiderschap, communicatie en samenwerking: ontwikkeling emotionele intelligentie
- Voordoen van de uitvoering van een Dagstart en coaching tijdens het nadoen door de Teamleider
- Toepassing van methoden en technieken op het Dagstartbord en uitvoering in de praktijk
- Operators trainen in kwaliteitsmanagement en klanteisen
- Fast Problem Solving en escalatieprocedures implementeren en organiseren
Dagstart Training en Implementatie
We sluiten af met 5 conclusies en 5 adviezen voor jouw traject
5 Conclusies voor de toepassing van de Dagstart
1. Start met een duidelijk doel voor de organisatie en de afdelingen
Begin met het einddoel voor ogen. Wat zijn de bedrijfskundige doelen en hoe worden die vertaalt naar operationele parameters? Bespreek deze met alle Supervisors en Teamleaders.
2. Neem afscheid van klassieke managementpatronen
Lean Management komt met andere management uitgangspunten dan het klassieke management. Denk aan 8 uur produceren zonder onderhoud of leren, hard werken, overwerken en haast maken. Allemaal old school. Implementeer Lean Management spelregels.
3. Dagstart en Dagsluiting werken samen
Denk naast de Dagstart ook aan de Dagafsluiting, of Day Closure. Zorg voor een productieritme, met voorbereiding en evaluatie. Alleen hard werken, leidt tot grote problemen, productieverstoringen en muda.
4. De Dagstart zorgt voor samenwerking en zingeving
De Dagstart zorgt voor samenwerking, zingeving en klantgerichtheid. Het voorkomt dat de dagen een sleur worden. Medewerkers zijn alert, geconcentreerd en begripvol over klanteisen. Aan het einde van de shift weten ze of de doelen zijn behaald.
5. De Dagstart is de drumbeat van de organisatie
De Dagstart zorgt voor ritme. Het is de drumbeat van de organisatie. Het productieritme wordt operationeel gemaakt en tegelijkertijd is het de start voor het verwijderen van muda en het creëren van flow. Vanaf de Dagstart worden allerlei procedures geactiveerd, die samen de Gemba Core Activities worden genoemd.
5 Adviezen voor de toepassing van de Dagstart
1. Train Operators en Teamleiders in kwaliteitsmanagement
Operators moeten de klanteisen kennen, evenals de werkstandaarden, continuous improvement technieken en samenwerking. Train de Teamleiders in dezelfde onderwerpen inclusief coachend leiderschap.
2. Train managers in continuous improvement management en lean manufacturing
Managers leiden het Toyota Production System, of Total Production System. De Dagstart is daar een onderdeel van. De Dagstart werkt als de meeting onderdeel is van een groter geheel; het systeem.
3. Organiseer informatiestromen
De Teamleiders hebben veel informatie nodig, en op tijd! Ze hebben orderinformatie nodig, de klanteisen, standaarden, tekeningen van Engineering, de status van verbeterprogramma's, onderhoudsschema's en trainingsschema's, om een paar voorbeelden te noemen. Het is een hele kunst om die informatiestromen te organiseren.
4. Psychologische en fysieke veiligheid
De psychologische veiligheid is nodig om operators de gelegenheid te geven meldingen te doen. Wat is er niet goed op de Gemba, op een tekening, of met een machine? De fysieke veiligheid is nodig omdat mensen gezond moeten zijn en blijven. We willen dat ze nadenken, meedoen en ideeën genereren. Niet alleen werken en het risico lopen op slijtage of ongelukken. Mensen denken, machines werken.
5. Maak het Dagstartbord eerst van papier of op een whiteboard.
De ervaring leert dat in de eerste maanden het dagstart bord wel 10x verandert. Nieuwe inzichten leiden tot nieuw vormgeving. Koop niet gelijk een voorgedrukt Dagstartbord. Dat belemmert het creatieve proces, het leerproces en de samenwerking.
Vul de velden in en klik op verzenden
Wil je de Dagstart implementeren met je team?
- Bel of mail ons voor een Shift management Trainer
- We organiseren alle stappen voor je
- Je krijgt kennis en ervaring zoals bij Toyota toegepast
Boudewijn Poppelaars
Lean Six Sigma Black Belt. Trainer en Consultant in Lean Manufacturing en Gemba Core Activities
Stephan van Campen
Manufacturing Consultant & Trainer | Lean Manufacturing en Operational Excellence in de praktijk realiseren
Veelgestelde vragen over de Dagstart
Wat is het doel van de Dagstart?
Het doel van de Dagstart is het voorbereiden van de dag met het team, zodat de productieplanning van die dag wordt gehaald. De dagplanning wordt door de Teamleider gemaakt, op basis van de klanteisen, waarna het team bedenkt welke obstakels deze dag de planning zouden kunnen verstoren. Aan het einde van de dag wordt niet verklaard waarom de dagproductie niet is gehaald, maar met elkaar gevierd dat de dagproductie is gerealiseerd, voor de klanten.
Wat hoort bij de Dagstart?
Bij de Dagstart hoort het bespreken van de mensen, de prestaties, continuous improvement en in-process controls. De bijzonderheden en de risico's worden besproken. Vaak ook wordt een korte oefening gedaan of een procedure doorgenomen; een microtraining of eenpuntsles.
Wat zijn de standaarden van de Dagstart?
De standaarden van de Dagstart zijn:
- Een voorbereid en ingevuld dagstartbord
- Een teamleider die de dagstart leidt; staand bij het dagstartbord
- Vragen stellen en luisteren, in plaats van instructies geven
- Samenwerking en denken vanuit het belang van de klant
- Informatie voor de operators, geen KPI's van het management
Hoe implementeer je de Dagstart?
De eerste stap is het opleiden van Teamleiders in coachend leiderschap, de klanteisen, standaardisatie en continuous improvement. Daarna worden de operators getraind in kwaliteitsmanagement, 5S en het registreren van afwijkingen. Vervolgens richten de managers de escalatieladder in en worden ondersteunende afdelingen getraind in het dienstbaar zijn aan de productie; het primaire proces. Als dat allemaal is geregeld, kan worden begonnen aan de inrichting van de Dagstart zelf. Zoals je merkt, moeten bepaalde randvoorwaarden worden ingevuld, voordat een Dagstart gaat werken.
Is de Day Closure of Dagafsluiting belangrijk in combinatie met de Dagstart?
De Day Closure is net zo relevant als de Dagstart. Het is merkwaardig dat de Day Closure bijna nooit wordt gedaan. Als je start, wil je ook weten hoe je eindigt. Het team kijkt terug op de dag en kan trots naar huis als de planning is gerealiseerd. De Dagafsluiting is onder deel van zingeving, evaluatie én de Gemba weer terugbrengen in de uitgangspositie.
Wat bespreek je tijdens de dagstart?
Tijdens de dagstart bespreek je met het operationele team de bijzonderheden of uitzonderingen van die dag. De vraag is hoe de dagproductie kan worden gerealiseerd en is de Gemba daarvoor in conditie? De Teamleider vraagt naar potentiële obstakels.
Wat zijn de spelregels voor een Dagstart?
De spelregels van de Dagstart zijn:
- De meeting staand uitvoeren en het hele team is aanwezig
- De Teamleider, Shiftleader of Voorman leidt de Dagstart
- De Dagstart, of Stand-up, duurt 10 tot 20 minuten
- De Teamleider stelt vragen en legt bijzonderheden uit
- De operators delen de status van de Gemba
Hoe doe je een goede Dagstart?
De Teamleider bereid de Dagstart voor. De Teamleider verzamelt informatie, maakt de planning en onderzoekt hindernissen. De operators hebben vooraf het bord bestudeerd en hun persoonlijke conditie of status op het bord aangegeven. Nu kan de Dagstart beginnen. De Teamleider heet het team welkom en behandelt het Dagstartbord in 4 stappen van links naar rechts. Per onderwerp vraagt de Teamleider naar de status van de Gemba.