Cursussen auditing; voorbeeld van proces auditing
Patagonia laat in deze proces auditing cursussen haar klanten kennismaken met auditing op basis van hun bedrijfsvoering. De normen als ISO9001 of HKZ zijn van ondergeschikt belang. We hebben al vele organisaties via deze opleiding zich laten verbazen over het feit, dat er in al die kwaliteitsnormen helemaal niet zoveel enge regels zitten. Het is allemaal veel minder spannend of beklemmend dan men denkt. Het is wel spannend te bekijken of de bedrijfsvoering op orde is en hoe een auditor dat kan inzien. In ieder geval niet door als een politieagent documentatie te beoordelen en gele kaarten uit te schrijven. Wel door op een positieve manier naar de logica en de samenhang van de processen te kijken en het vakmanschap van de mensen te bewonderen.
Een grote serviceorganisatie werd zo enthousiast van hetgeen ze leerde uit de audits, dat ze onmiddellijk zijn doorgegaan en het eerste verbeterproject liep al binnen een maand na de eerste audit. Uitkomsten van audits uit diverse trainingen waren:
- Magazijnartikelen lagen niet altijd op de juiste locatie en de aantallen kwamen niet overeen met de aantallen in het softwaresysteem.
- Teveel uren besteden aan een order, waarmee het rendement verdween.
- Teveel formulieren, die bovendien onhandig werden opgeslagen.
- Inefficiënte opslag van goederen geconstateerd.
- Medewerkers kennen geen doelen of kwaliteitscriteria, waardoor ze niet goed en niet gemotiveerd konden werken. Ook konden ze hun eigen werk niet controleren.
- De gewoonte om ontvangen goederen te laten staan i.p.v. ze op de juiste plek in het magazijn te zetten, werd afgeschaft. Dat scheelde later bij het order ‘picken’ een dubbele handeling.
Het is gemakkelijk te lachen over deze voorbeelden, het is moeilijk te aanvaarden dat dit soort ogenschijnlijk eenvoudige zaken in veel organisaties voorkomt. Geen organisatie is perfect, dus geniet van de kansen om te verbeteren. Veel organisaties krijgen die kansen niet eens. De oorzaak van problemen of inefficiënties ligt overigens zeer, zeer zelden bij één ‘schuldige’. Meestal is de werkelijkheid ingewikkelder.
Wilt u meer weten over auditing van processen of de audit cursussen volgen, vul hieronder dan uw vraag in of bel ons 088-33 666 66.
